Les délais de conservation des données RH dépendent de leur “cycle de vie”.  En pratique, l’employeur devra distinguer deux phases:
  • les traitements RH actifs : ils correspondent à la durée d’utilisation courante des données;
  • les traitements RH en phase d’archive : le délai de conservation des données RH est alors justifié par une obligation légale de conservation de données.
Point focus sur les durées fixées par le législateur et/ou les recommandations de la CNIL :

 

Traitements RH

Durée de conservation

Référentiel légal 

 

Gestion administrative des personnels, mise à disposition d’outils informatiques (ex. gestion des annuaires informatiques, gestion de la messagerie électronique professionnelle), organisation du travail, gestion des carrières et de la mobilité, formation

Période d’emploi de la personne concernée, sauf dispositions législatives ou règlementaires particulières (infra)

Norme simplifiée n°46, Délibération de la CNIL 2005-002 du 13 janvier 2005

Bulletin de paie

5 ans à compter du versement de la paie

Article L.3243-4 du Code du travail

Documents concernant les contrats de travail, et la rémunération (salaires, , indemnités, soldes de tout compte, primes régimes de retraite, etc)

5 ans

Article 2224 du Code civil

Fichiers de recrutement

2 ans après le dernier contact avec la personne concernée

 Délibération de la CNIL n° 02-017 du 21 mars 2002

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié de l’entreprise

Article R.1221-26 du Code du travail

Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

Article L.244-3 du code de la sécurité sociale et article  L.169 A du Livre des procédures fiscales

Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

Article D.3171-16 du Code du travail

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

1 an

Article. D.3171-16 du Code du travail

Enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail

6 mois à compter de leur collecte

Norme simplifiée n°57, Délibération de la CNIL n°2014-474 du 27 novembre 2014

Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail : vérifications et contrôles et mis à la charge de l’employeur au titre de la santé et de la sécurité au travail

5 ans

Article D.4711-3 du Code du travail

Déclaration d’accident du travail auprès de la Caisse primaire d’assurance maladie

5 ans – il est conseillé de conserver tous les documents liés aux accidents du travail pendant un délai de 10 ans, au terme duquel l’action en responsabilité de la victime est prescrite

Article D.4711-3 du Code du travail

Article 2226 du Code civil

Données individuelles du salarié (contrat de travail, convocation à un entretien préalable, lettre de licenciement, dossier disciplinaire…)

 au minimum 2 ans pour prévenir d’un éventuel litige prudhommal

Article L.1471-1 du Code du travail

Sanctions disciplinaires du salarié

3 ans

Article L 1332-5 du Code du travail

Mandat des représentants du personnel

6 mois suivant l’expiration  du mandat ou la disparition de l’institution

Article L2411-5 du Code du travail

 

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